SEYAHAT GİDERLERİ VE HARCIRAH UYGULAMASI

SEYAHAT GİDERLERİ VE

HARCIRAH UYGULAMASI

                                                                                                                                                        M. Vefa TOROSLU

SM

1. GİRİŞ

Ticari faaliyetlerle ilgili olarak yapılan seyahat giderleri Gelir Vergisi Kanunu'nun 24. ve 40. maddelerinde düzenlenmiştir. Ayrıca Kurumlar Vergisi Kanunu'nun 13. maddesine göre GVK 'nun ilgili hükümleri Kurumlar için de geçerlidir.

2. SEYAHAT GİDERLERİNİN NİTELİĞİ

Yurtiçi ve yurtdışı seyahatlerle ilgili olarak yapılan giderlerin hasılattan indirilmesinin koşulları, GVK 'nun 40. maddesinde belirlenmiştir. Buna göre işle ilgili ve yapılan işin önem ve genişliği ile orantılı ve seyahat amacının gerektirdiği süreyle sınırlı seyahat ve ikamet giderleri safı kazancın tespitinde hasılattan indirilebilir.

Bir seyahatin işle ilgili sayılabilmesi için ticari kazancın elde edilmesi ve sürdürülmesi amacı ile yapılmış olması şarttır. Turistik gezi gibi özel amaçlı seyahatlerin masrafları gider olarak kabul edilmez. Ayrıca seyahatler ile ilgili masrafların gider yazılabilmesi için, yapılan seyahatin süresinin, işin gerektirdiği süreyle kısıtlı ve işle doğrudan ilgili olması gerekir.

Seyahat harcamaları ile ilgili olarak Kanun 'da belirtilen şartların varlığını ispat külfeti, mükellefe aittir.

3. SEYAHAT GİDERLERİNİN SINIFLANDIRILMASI

GVK 'nun 24. maddesine göre seyahatler ile ilgili olarak iki temel gider türü bulunmaktadır:

3.1. Yol Giderleri

İster mutad vasıta ile ister özel araba ile yapılsın, işle ilgili olarak yapılan gerçek yol giderleri vergiden istisna edilmiştir.

3.2. Yemek ve Yatma Giderleri

Görevli kişilerin seyahatleri sırasında işin önemi ve büyüklüğü ile orantılı olarak yaptıkları yemek ve yatma giderleri vergiden istisna edilmiştir. Bu  harcamalar iki yöntemle ödenebilir. Ya personelin ibraz ettiği belgelere istinaden fiili yemek ve yatma giderleri ödenir ya da belge ibraz şartı aranmaksızın harcırah gündeliği yöntemi ile ödeme yapılır.

4. SEYAHAT GİDERLERİNİ ÖDEME YÖNTEMLERİ

İşletmeler,  yapılan  seyahat  giderlerini  iki  yöntemle  ödeyebilirler. Bu yöntemler gerçek gider yöntemi ve harcırah gündeliği yöntemidir. Bu yöntemlerin aynı anda kullanılması mümkün  değildir.  İşletmeler  iki  yöntemden  birini  tercih  etmek durumundadırlar.

4.1. Gerçek Gider Yöntemi

Seyahat giderlerinin ödenmesinde gerçek gider yönteminin uygulanması durumunda seyahat harcamaları ile ilgili olarak personelin ibraz ettiği belgelere istinaden ödeme yapılır. Personele ayrıca harcırah adı altında bir ödeme yapılamaz. Böyle bir ödemenin yapılması durumunda, bu ödemenin tamamı ücret ödemesi  olarak değerlendirilerek Gelir Vergisi stopajına tabi  tutulması gerekir.

4. l.1. Yurtiçi Seyahatlerde Gerçek Gider Yöntemi

Yurtiçi seyahatlerde gerçek gider yönteminin uygulanması durumunda  seyahat  ile  ilgili  olarak  her  türlü  şehir içi  ve  şehirlerarası ulaşım için yapılan ödemeler, eğer seyahat özel araba ile yapılıyorsa benzin, paralı otoyol ücretleri, otopark ücretleri gibi masraflar gider olarak kaydedilir. Yine seyahat ile ilgili olarak yapılan yatma ve yemek giderleri ile temsil,  telefon vb. harcamalar gider olarak kaydedilir.

4.1.2. Yurtdışı Seyahatlerde Gerçek Gider Yöntemi

Yurtdışı seyahatlerde gerçek gider yönteminin uygulanması durumunda ulaşım için yapılan her türlü ödemeler ile Konut Fonu ödemeleri gider olarak kaydedilir. Yurtdışında konaklama ve yemek ile ilgili olarak yapılan ödemeler ile temsil, telefon vb. harcamalar gider olarak kaydedilir.

4.2. Harcırah Gündeliği Yöntemi

Seyahat  giderlerinin  ödenmesinde  harcırah  gündeliği yönteminin uygulanması durumunda personele gerçek yol giderleri ile yatma ve yemek giderleri için harcırah ödenmektedir. Personelin yatma ve yemek için yapmış olduğu gerçek harcamalar dikkate alınmaz. Fakat gerçek gider yönteminde de olduğu gibi belgelenmek koşuluyla temsil, telefon vb. harcamalar da gider kaydedilir.

GVK 'nun 24. maddesine göre Harcırah Kanunu kapsamı dışında kalan kurumların yönetim kurulu başkan ve üyelerine, denetçilerine, tasfiye memurlarına ve hizmet erbabına verilen gerçek yol giderlerinin tamamı ile yemek ve yatma giderleri için verilen gündelikler vergiden istisna edilmiştir.

Bu gündelikler aynı aylık seviyesindeki devlet memurlarına verilen gündeliklerden fazla ise veya devletçe verilen gündeliklerin en yüksek haddini aşarsa aradaki fark ücret olarak vergiye tabi tutulur. 6425 Sayılı Harcırah Kanunu'nun 33. maddesine göre verilecek harcırah gündelikleri her yıl Bütçe Kanunu ile belirlenir. 1995 yılında verilecek harcırah gündelikleri, 1995 Mali Yılı Bütçe Kanunu'nda yer alan H Cetveli ile tespit edilmiştir. Sözkonusu cetvel, hangi maaş seviyesindeki devlet memurunun ne miktarda harcırah gündeliği alabileceğini düzenlemektedir.

Devlet  memurlarının  aylık  katsayısı  ile  taban  aylık  katsayılarında meydana gelen artışlar harcırah gündeliklerine tekabül eden ücret aralıklarında değişmelere neden olmaktadır.

08.11.1995 tarihli Resmi Gazete 'de yayınlanan 95/7492 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile 15.11.1995 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere, devlet memurlarının aylık katsayısı 1695'e, taban aylık katsayısı 10175'e yükseltilmiştir.

4.2.1. Yurtiçi Seyahatlerde Harcırah Gündeliği Yöntemi

Buna göre 15.11.1995 tarihinden itibaren yurtiçi seyahatler için harcırah gündeliği ödemesinde dikkate alınacak ücret aralıkları ile bu aralıklarda ücret alan personele vergiden müstesna olarak  verilebilecek  harcırah  gündelikleri   TABLO  I 'de  gösterilmiştir.

Harcırah gündeliği asıl görevli olduğu veya ikamet ettiği il ve ilçelerin belediye sınırları dışında bir yere geçici görevle gönderilen personele ödenir. Aynı belediye sınırları içinde bir yere gönderilen personele harcırah gündeliği ödenmez. Harcırah Kanunu'nun 43. maddesine göre seyahat günlerine ait gündelikler, seyahat edilen aracın hareket saatinden gidilecek yere varış saatine kadar geçen 24 saat için hesap edilir. Bu süreden az devam eden seyahatler bir gün kabul edilir. Sürenin her 24 saati aşan kesri tam gün sayılır.

Harcırah Kanunu'nun 39. maddesine göre yurtiçi seyahate giden personele seyahat mahallinde ve yolda öğle (saat 13.00) ve akşam (saat 19.00) yemeği zamanlarından birini geçirenlere 1/3, ikisini geçirenlere 2/3 oranında ve geceyi de geçirenlere tam gündelik verilir. Buna göre personel seyahat harcamaları ile ilgili olarak fiili yatma gideri için belge ibraz edilmiş ise bu belge ile harcırah gündeliğinin 2/3 ü ödenir. Eğer personel yemek giderleri için belge ibraz etmiş ise bu belge ile harcırah gündeliğinin 1 /3'ü ödenir. Şayet tek öğünlük yemek gideri için belge ibraz edilmiş ise diğer öğüne ilişkin olarak harcırah gündeliğinin 1/3'ü oranında ödeme yapılır.

4.2.2. Yurtdışı Seyahatlerde Harcırah Gündeliği Yöntemi

15.11.1995 tarihinden itibaren yurtdışı seyahatler için harcırah gündeliği ödemesinde dikkate alınacak ücret aralıkları ile bu aralıklarda ücret alan personele vergiden müstesna olarak verilebilecek harcırah gündelikleri ülke ve döviz bazında TABLO II' de gösterilmiştir.

Yurtdışı seyahatlerde de, yurtiçi seyahatlerde olduğu gibi harcırah gündeliğinin 1 /3 ü öğle yemeği, 1 /3'ü akşam yemeği ve 1 / 3 ü yatma ücretine karşılık olarak verilmektedir. Bundan dolayı seyahatte geçen her gün için, öğle yemeği, akşam yemeği veya yatak ücreti olarak belge ibraz edilmemiş ise, bunun yerine her biri için harcırah gündeliğinin 1 /3'ü seyahat eden personele ödenir.

Yurtdışı seyahatlerde seyahat süresinin ilk 10 günü için ödenecek gündelikler TABLO II 'de gösterilen her bir miktar için % 50 artırılmak suretiyle hesaplanır.

Yine yurtdışı seyahatlerde seyahat süresinin ilk 10 günü için yurtdışında yatacak yer temini için ödedikleri ücretleri fatura ile belgeleyen personele fatura tutarının % 50 artırılmış olarak hesaplanan gündeliklerinin % 40'ını aşması halinde aşan kısmın % 70 i ayrıca ödenir. Ancak, yatacak yer temini için ödenecek ilave miktar, hesaplanan gündeliklerinin:

- I - III no lu sütunlarda gösterilenler için % 100'ünden

- IV - VII no lu sütunlarda gösterilenler için % 80'inden

- Diğer sütunlarda gösterilenler için % 60'ından fazla olamaz. Yurtdışı gündeliklerinin TL

cinsinden miktarları hesaplanırken yabancı para bankadan satın alınmış ise bankanın uyguladığı fiili kur dikkate alınır. Eğer harcırah tutarı firmanın DTH 'bından karşılanmış ise o tarihteki T.C. Merkez Bankası döviz satış kuru dikkate alınır. Seyahat masrafları personelin kendisi tarafından karşılanmışsa seyahatin bitiş tarihindeki T.C. Merkez Bankası döviz satış  kuru  dikkate  alınır.  Seyahat  dönüşlerinde  avans  kapatılırken  gündelik  tutarları ve  belgeli  giderler,  avansın  verilişinde kullanılan kur üzerinden TL 'na çevrilir.

Yabancı para satın alınması sırasında bankalar, özel finans kurumları veya yetkili müesseseler tarafından düzenlenen döviz satış bordrolarında gösterilen tutarların TL karşılıklarının doğrudan gider kaydedilmesi mümkün değildir. Gider kaydının yapılabilmesi  için,  alınan  dövizin  harcandığının  harcırah  hesaplaması veya belge ibrazı yolu ile kanıtlanması gerekmektedir.

5. YASAL ÖLÇÜLERİ AŞAN SEYAHAT GİDERLERİ

Kanuni niteliklere uymayan ve kanundaki ölçüleri aşan seyahat giderlerinin vergilendirilmesinde seyahat giderlerini kimin yaptığına bakılarak farklı yollar izlenir.

a) İşletme sahibi veya hizmet erbabı durumunda olmamakla birlikte, işletme tarafından geçici görev ile görevlendirilerek başka yere gönderilen kişilere (hukukçu, iktisatçı, teknik eleman vb.) verilen yol, yemek ve yatma giderlerinin yasal ölçüyü aşan kısımlarının GVK 'nun 65. maddesine göre serbest meslek ödemesi sayılması gerekir. Bundan dolayı bu kişilere yapılan ödemelerin yasal ölçüyü aşan kısımlarının % 20 oranında vergi stopajına tabi tutulması ve istihkak sahipleri tarafından da serbest meslek kazancı olarak beyanı gerekmektedir.

b) Hizmet erbabına ödenen gider karşılıklarının, yasal şartlara uymayanların veya yasal ölçüleri aşan kısımlarının GVK 'nun 61. maddesine göre ücret ödemesi sayılarak, ilgili olduğu dönemdeki asıl ücreti ile birlikte vergiye tabi tutulması gerekir.

                                                                          TABLO I

                      VERGİDEN MÜSTESNA YURTİÇİ HARCIRAH GÜNDELİKLERİ

                                            (01.01.1996 - 30.04.1996 dönemi için)                                             

Vergiden Müstesna

Kadro Derecesi             Gündeliklerin Tekabül Ettiği Brüt Aylıklar                                                  Gündelik Miktarı

1                                       25.972.400.-TL ve daha fazla ise                                                                        900.000.-TL

1                                        22.243.400.-TL ila 25.972.399.-TL arasında ise                                               550.000.-TL

1                                       19.192.400.-TL ila 22.243.399.-TL arasında ise                                                500.000.-TL

1-4                                    11.725.925.-TL ila 19.192.399.-TL arasında ise                                                450.000.-TL

5-15                                  11.725.924.-TL ve daha az ise                                                                            400.000.-TL

                                                                                TABLO II

                             VERGİDEN MÜSTESNA YURTDIŞI HARCIRAH GÜNDELİKLERİ

                                                                                                          AYLIK ÜCRET SEVİYELERİ (TL)

                                                                                                            xıı                  xı                 x                       ıx                   ııı                 ıı

                                                                                                         11.725.924    11.725.925    12.132.725      20.039.900    22.243.400   25.972.400

                                                                                                           Ve                12.132.724    20.039.899      22.243.399   25.972.399            ve

                                                                                 __________   aşağısı  _______  arası        ___ arası       _____ arası        __ arası             yukarısı

GİDİLEN ÜLKE   DÖVİZ CİNSİ

A.B.D.                   A.B.D. Doları                                                     75          86                 89               93               116                    148

Avustralya            Avus. Doları                                                      108        124               129           134                168                    214

Avusturya             Av. Şilini                                                        1.030     1.181            1.223        1.277             1.595                 2.032

Almanya               Alman Markı                                                     140        161              167           174                 217                    277

Belçika                 Belçika Frangı                                                 2.712     3.111          3.220         1.362              4.199                5.352

Lüksembourg       Belçika Frangı                                                 2.712     3.111          3.220         1.362              4.199                5.352

Danimarka           Dan. Kronu                                                         520        597              618            645                805                1.026

Finlandiya            Fin. Mar.                                                            360        412               427           446                557                    709

Fransa                  Fr. Frangı                                                           437        502               519           542                677                    863

Hollanda              Hol. Florini                                                         151        173               180           187               234                    299

İsveç                    İsveç Kronu                                                        534         612              634           662               826                  1.053

İsviçre                 İsviçre Frangı                                                      130         149              154           161                201                    256

İtalya                   İtalyan Lireti                                                101.589    11.550       120.652    125.961        157.330              200.523

Japonya               Japon Yeni                                                     15.448    17.723         18.347     19.154           23.924                30.492

Kanada                Kanada Doları                                                      98         113.             117           122                152                     194

Kuveyt                 Kuveyt Dinarı                                                      20           23               24              25                   31                      40

Norveç                 Norveç Kronu                                                    530         608             630            657                 821                 1.046

İngiltere               İng. Sterlini                                                          52           60               62              65                   81                    103

S. Arabistan         S.A.Riyali                                                          274         314             325            339                 424                    540

(*) Diğer Ülkeler ABD Doları